Chi tiết cách tổ chức tour cho công ty

Tổ chức tour cho công ty là cách để gắn kết các thành viên trong công ty, nhưng phải làm như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất ? Nếu chưa có kinh nghiệm tổ chức tour du lịch thì cần bắt đầu từ đâu? Phuhungtravel sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước một để bạn có thể lên được một chương trình Tour cho công ty của mình cũng như đạt được kết quả như ý nhất

Dù cho có nhiều kinh nghiệm khi tổ chức tour du lịch cùng đám bạn, nhưng việc phải lên tour cho công ty lại là một vấn đề khác.

Một lịch trình thích hợp với số đông chứ không chỉ là 5 – 10 người, rồi việc phải đặt các dịch vụ du lịch từ thuê xe, mua vé, đặt ăn uống, đặt phòng ngủ cũng phải được lên kế hoạch chi tiết và cân đối vấn đề chi phí. Bạn cảm thấy bỡ ngỡ và không biết phải bắt đầu từ đâu để đảm bảo tổ chức một chương trình Vui – Khỏe lại phù hợp ngân sách công ty.

Với kinh nghiệm dày dặn trong việc tổ chức các chuyến company trips cho rất nhiều công ty, cũng như các chương trình tích hợp như team building và gala dinner… Phú Hưng Travel đã đúc kết lại những kinh nghiệm và bây giờ sẽ chia sẻ cùng với những bạn nào đang quan tâm vấn đề này. Hi vọng chúng tôi sẽ giúp bạn tổ chức thành công tour cho công ty mình.

Bước 1: Thống nhất về số lượng trước tổ chức tour du lịch

Đây là một vấn đề rất quan trọng. Bạn cần chốt được chắc chắn số lượng người đi, và cần làm rõ bao gồm bao nhiêu người lớn, bao nhiêu trẻ em với từng lứa tuổi để có thể chủ động hơn khi lên chương trình và đặt dịch vụ. Bạn hãy báo các phòng ban ở Công ty mình và giới hạn một thời gian nhất định để tính được số lượng người đi chắc chắn nhất. Vì dù là đi tự túc hay thông qua các công ty lữ hành thì khi đã báo số lượng, bạn sẽ rất khó thay đổi khi mọi thứ đã được book.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức tour cho công ty

Dù quy mô là bao nhiêu người đi nữa, thì việc lên một kế hoạch chỉn chu ngay từ đầu là rất quan trọng, nó sẽ quyết định tất cả quá trình phía sau. Khi lên kế hoạch thì những vấn đề mà bạn cần lưu ý sẽ là:

• Chốt danh sách thành viên tham dự
• Lựa chọn và Sắp xếp thời gian đi
• Lựa chọn điểm phù hợp
• Lên ý tưởng sơ bộ cho các hoạt động trong chương trình
• Cân đối ngân sách

Bước 3: Lựa chọn công ty du lịch uy tín, có kinh nghiệm trong việc tổ chức tour du lịch

Dù rằng khi bạn đã tổ chức Tour du lịch cho một nhóm người bạn rất tốt, nhưng với việc Tổ chức Tour du lịch cho Công ty, với đoàn đông có khi lên tới cả trăm người thì việc kiểm soát tốt được các vấn đề là cả một vấn đề. Nếu không có kinh nghiệm, bạn sẽ không lường trước được các vấn đề phát sinh trong suốt hành trình và chuyện phải lo tất cả mọi mặt như ăn ngủ nghỉ đi lại, vui chơi và đảm bảo an toàn cho cả đoàn là một điều không hề dễ. Vậy nên, bạn nên chọn mua Tour cho công ty từ các đơn vị lữ hành.

Về giá cả không hề đắt hơn như bạn từng nghĩ đâu nha. Việc non kinh nghiệm, tính già hóa non sẽ làm tiêu tốn của công ty bạn một khoảng chi phí khá đậm một cách lãng phì.

Đặt du lịch Tour, bạn sẽ nhận được một đề xuất giá rẻ hơn rất nhiều khi bạn tự book các dịch vụ lẻ, và nhất là tất cả các việc từ lịch trình, khách sạn, ăn uống, vui chơi của cả đoàn,… vì hầu như các công ty đều nhận được một mức giá rất tốt từ các điểm đến chứ không như giá niêm yết đối khách lẻ khi bạn tự book. Còn được thảnh thơi vui chơi vì được công ty lữ hành lo từ A đến Z.

LÀM SAO TÌM ĐƯỢC 1 CÔNG TY DU LỊCH TỐT

Trong một “trời” các Công ty lữ hành hiện nay, bạn hoàn toàn có thể tham khảo từ lời giới thiệu của bạn bè, tìm hiểu các Feedback từ khách hàng cũ của công ty, cũng như tìm hiểu về năng lực tổ chức, kinh nghiệm tổ chức của Công ty… trên website hoặc fanpage của họ và cảm nhận sự chuyên nghiệp từ các nhân viên tư vấn.

Sau khi lựa chọn một (hoặc một số) Công ty du lịch, bạn sẽ đưa ra yêu cầu của bạn về thời gian đi, số lượng người đi (nhớ chia ra bao nhiêu người lớn, bao nhiêu trẻ em vì chính sách giá khác nhau), những địa điểm bạn đang lựa chọn và yêu cầu Công ty tư vấn và báo giá. Các Công ty lữ hành sẽ tư vấn cho bạn lựa chọn điểm đến phù hợp nhất với tính chất đoàn của bạn. Nếu giá Tour cho công ty phù hợp với ngân sách bạn có thể lựa chọn.

Bước 4: Thống nhất về chương trình tổ chức tour cho công ty một cách chi tiết

• Thời gian xuất phát,
• Địa điểm xuất phát,
• Các điểm tham quan,
• Ngày diễn ra sự kiện của công ty (nếu có) như Gala…
• Ngoài các chương trình tham quan đơn thuần, bạn cũng có thể yêu cầu Công ty lữ hành tổ chức các hoạt động tập thể Teambuilding để gắn kết các thành viên trong công ty bạn. Du lịch kết hợp Teambuilding đang là một xu hướng mới đang rất rầm rộ cho các doanh nghiệp tổ chức với số lượng đông.

Bạn sẽ thống nhất với Công ty về các hoạt động diễn ra trong chương trình. Bạn cũng có thể yêu cầu Công ty du lịch rút gọn 1 số hoạt động để giảm chi phí, nếu vượt quá ngân sách của Công ty bạn. Yêu cầu họ gửi chương trình chi tiết sang để bạn kiểm tra lại và duyệt cẩn thận.

Ngoài ra, bạn sẽ chọn lựa thực đơn cho các bữa, đồ uống phù hợp cho các bữa theo gợi ý từ thực đơn của bên lữ hành. Vấn đề này, bạn có thể tham khảo đồng nghiệp của mình để lựa chọn được thực ăn phù hợp.

Hi vọng một số kinh nghiệm trên đây sẽ giúp đỡ bạn trong việc tổ chức tour cho công ty. Nếu bạn cần thêm hỗ trợ và những thắc mắc cần giải đáp, xin đừng ngần ngại liên hệ với Tư vấn viên của Phuhungtravel nhé.